外貿(mào)業(yè)務(wù)員經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況：你給潛在的客戶發(fā)送了一封精心準(zhǔn)備的郵件，希望能夠引起他們的興趣，但是卻沒有收到任何回復(fù)，讓你感到沮喪，甚至懷疑自己的能力。那么，為什么外貿(mào)客戶不回復(fù)你的郵件呢？有哪些常見的原因和解決辦法呢？本文將為你分析和介紹。
有時(shí)候，你的郵件可能沒有被客戶看到，而是被他們的垃圾郵件過濾器攔截了。在這個(gè)塊面，頻發(fā)原因有以下這些：
如果你的郵件標(biāo)題或內(nèi)容包含了一些垃圾郵件觸發(fā)詞，比如“免費(fèi)”、“優(yōu)惠”、“保證”等，就很容易被判定為垃圾郵件進(jìn)而被過濾攔截。
垃圾郵件觸發(fā)詞（spam trigge words）是指一些可能導(dǎo)致電子郵件被電子郵件提供商識(shí)別為欺詐或惡意的詞語或短語。這些詞語或短語通常會(huì)過度承諾或威脅收件人，試圖從他們那里獲取敏感信息或誘使他們點(diǎn)擊惡意鏈接。垃圾郵件觸發(fā)詞本身不足以將您的電子郵件發(fā)送給垃圾郵件。例如，如果您提供10%的折扣促銷，您仍然可以在您的電子郵件中宣傳這一點(diǎn)，而不會(huì)被發(fā)送到垃圾郵件中，了解電子郵件被認(rèn)定為垃圾郵件時(shí)的所有因素非常重要。
這個(gè)原因比較玄乎，只能說盡量規(guī)避垃圾郵件觸發(fā)詞，能不用盡量不用。我們整理了一些比較容易被標(biāo)記為垃圾郵件觸發(fā)詞的列表供大家參考：
郵件附件太大不一定會(huì)被攔截為垃圾郵件，但是可能會(huì)增加被攔截的風(fēng)險(xiǎn)。一般來說，郵件附件的大小限制取決于郵件服務(wù)提供商的規(guī)定，不同的郵件服務(wù)提供商可能有不同的限制。
一般而言，這個(gè)限制可能在10MB到25MB之間，具體的限制可能會(huì)有所不同。例如，Outlook.com 的附件大小限制為 25 MB，而 Gmail 的附件大小限制為 50 MB。如果你發(fā)送的郵件附件超過了收件人的郵件服務(wù)提供商的限制，那么郵件可能會(huì)被退回或者無法正常發(fā)送。
一般情況下，首次對(duì)接溝通的郵件要做精簡(jiǎn)處理，盡量避免包含附件，后續(xù)等信任度提升后，您可以選擇性添加附件，但最好不要超過10MB，如果為了安全起見，建議您對(duì)于大型文件，考慮使用信任度高的云存儲(chǔ)服務(wù)（如Google Drive、OneDrive、Dropbox等），并在郵件中提供鏈接，而不是直接附加文件。這樣的鏈接地址可信度較高，會(huì)有效提升郵件抵達(dá)率。
郵件的格式或語法問題也可能導(dǎo)致郵件被攔截到垃圾郵箱。郵件服務(wù)提供商通常使用自動(dòng)化的垃圾郵件過濾器來檢測(cè)可能是垃圾郵件的特征，其中包括格式和語法問題。以下是一些可能導(dǎo)致郵件被攔截的原因：
如何避免，請(qǐng)參考以下幾點(diǎn)說明：
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保持合適的大小寫，避免過度使用大寫字母；
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仔細(xì)檢查郵件內(nèi)容，確保沒有明顯的拼寫錯(cuò)誤和語法問題。可以使用拼寫和語法檢查工具可能有助于提高郵件的質(zhì)量；
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適度使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，確保郵件內(nèi)容看起來專業(yè)而真實(shí)；
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使用干凈、規(guī)范的HTML代碼，避免使用過多的嵌套和復(fù)雜的結(jié)構(gòu)；
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僅在有必要的情況下包含鏈接和附件，確保它們是相關(guān)的，并且不要包含過多的外部鏈接；
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如果必須使用圖片的話，那么建議在你的營(yíng)銷活動(dòng)中保持80%的文字和20%的圖片比例；否則，建議最好避免在開發(fā)信中使用圖片；
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除非你真的非常需要，否則最好不要發(fā)送附件，特別是很大的附件。還有一個(gè)辦法就是把附件上傳到Google docs/Dropbox這些地方，然后把鏈接發(fā)過去。
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在你的電子郵件的頂部或底部提供退訂鏈接，這樣如果你的潛在客戶對(duì)你的消息不感興趣，他可以快速且無痛地選擇退出，而不是將你標(biāo)記為垃圾郵件。
郵件里含有不可信的來源鏈接或附件，也會(huì)被垃圾郵箱攔截，比如使用無法識(shí)別安全性的短網(wǎng)址或隱藏的鏈接等。因?yàn)檫@些鏈接或附件可能含有惡意的代碼或內(nèi)容，試圖從收件人那里獲取敏感信息或誘使他們點(diǎn)擊惡意鏈接。垃圾郵件過濾器會(huì)檢測(cè)郵件中的鏈接或附件的來源和安全性，如果發(fā)現(xiàn)有可疑的或不合規(guī)的，就會(huì)將郵件標(biāo)記為垃圾郵件，或者直接拒絕接收。
一般情況下如果郵件包含壓縮文件（rar/zip等）會(huì)更容易被判定為垃圾郵件，因?yàn)閴嚎s包中到底含有哪有文件，文件的安全性如何，郵箱服務(wù)器很難判定，為了保護(hù)郵箱使用者的安全，會(huì)打上垃圾郵件的標(biāo)簽。
包含 exe文件的郵件也經(jīng)常會(huì)被判定為垃圾郵箱，因?yàn)檫@是安裝程序，系統(tǒng)會(huì)擔(dān)心你想要篡改對(duì)方設(shè)備的設(shè)置。
如果您的郵件中包含鏈接，最好注意以下幾點(diǎn)：
在電子郵件中包括 URL 時(shí)，始終確保它們可正常工作。重定向至不存在的頁面會(huì)導(dǎo)致訂閱者發(fā)出濫用投訴。
URL 帶有黑名單域可能是收到此警告的原因。檢查您的 URL 域和發(fā)件人域是否已被反垃圾郵件服務(wù)機(jī)構(gòu)（Spamhaus、Spamcop、Barracuda 等）加入黑名單。如果是，則請(qǐng)向相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)提出從名單中刪除請(qǐng)求。
多個(gè)重定向是垃圾郵件制作者常用的圈套。當(dāng)訂閱者遇到多個(gè)重定向時(shí)，他們會(huì)覺得不安全并將電子郵件標(biāo)記為垃圾郵件。因此，請(qǐng)確保您的 URL 直接重定向至所需的頁面。
如果縮短 URL 的域被加入黑名單，則該 URL 被視為可疑。因此，請(qǐng)避免使用公開可用的黑名單 URL 縮短服務(wù)商。
URL 不得用于謀求個(gè)人信息，例如電子郵件地址、密碼、住宅地址、電話號(hào)碼和信用卡信息。
“在線約會(huì)”、“減肥”、“請(qǐng)幫忙”、“額外收入”和“捐贈(zèng)”等短語會(huì)讓您的訂閱者對(duì)電子郵件的合法性產(chǎn)生懷疑并將它們標(biāo)記為垃圾郵件。
要知道，垃圾郵件通常是泛泛的、非個(gè)人的，模板化的，這類郵件很少提供任何真正的價(jià)值或以滿足收件人需求的方式呈現(xiàn)信息。所有的郵件服務(wù)商允許發(fā)布的內(nèi)容一定是符合相關(guān)法律規(guī)定的，同時(shí)，他們要給用戶一個(gè)良好的體驗(yàn)，因此如果你總是無差別的發(fā)送相同的郵件，也容易被列入電子郵件黑名單。比如：
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用“我的朋友”或“親愛的”（或不叫他們的名字）稱呼您的收件人；
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郵件服務(wù)器多次收到來自同一個(gè)郵件IP地址的相同內(nèi)容郵件；
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發(fā)送給許多人同樣的郵件主題，無針對(duì)性；
尤其當(dāng)您要進(jìn)行大規(guī)模群發(fā)的時(shí)候，最好是設(shè)置一些主題變量。群發(fā)的數(shù)量越多，變量主題就設(shè)置越多，那么如何在主題也設(shè)置變量呢？建議以收件人地址+設(shè)置的主題+隨機(jī)名字或者其他進(jìn)行設(shè)置。總之發(fā)郵件的精髓在于變量，避免郵件內(nèi)容完全一致，同時(shí)讓郵件更具針對(duì)性，獲得收件人好感。
電子郵件服務(wù)提供商利用你的域名聲譽(yù)來衡量你的電子郵件的可靠性。如果你的域名聲譽(yù)不佳，說明你的域名可能經(jīng)常發(fā)送垃圾郵件或者被投訴，那么你的電子郵件就有可能被視為垃圾郵件，從而被攔截或者直接拒收。
通常情況下，域名信譽(yù)會(huì)根據(jù)以下因素來評(píng)估：
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垃圾郵件率 Spam Rate：從特定域名發(fā)出的郵件中，被過濾掉并直接落入垃圾郵件文件夾的百分比；
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跳出率 Bounce Rate：從某個(gè)域名發(fā)出的郵件被潛在客戶的郵件服務(wù)器拒絕并退信的百分比；
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垃圾郵件報(bào)告 Spam Report：如果潛在客戶特別標(biāo)記你為垃圾郵件，則視為垃圾郵件報(bào)告。垃圾郵件報(bào)告是你作為郵件發(fā)送者最不愿意看到的東西，因?yàn)樗鼈儠?huì)立即觸發(fā)垃圾郵件過濾器，嚴(yán)重影響你的郵件發(fā)送率。
建議您最好先去驗(yàn)證你將使用的域名再去發(fā)送電子郵件。域名認(rèn)證是一種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，它允許收件人的服務(wù)器確認(rèn)你的身份，以驗(yàn)證發(fā)送郵件的人確實(shí)是你。這會(huì)大大降低了你被標(biāo)記為垃圾郵件的幾率。那么，究竟要如何驗(yàn)證你的郵箱域名呢？認(rèn)證域名需要設(shè)置三個(gè)協(xié)議：
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發(fā)件人策略框架（SPF）：這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)通過檢查你的郵件是否是由一個(gè)特定域名的授權(quán)IP地址發(fā)送的，來驗(yàn)證你的身份。
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域名密鑰識(shí)別郵件（DKIM）：這種認(rèn)證協(xié)議將數(shù)字簽名貼在每一封從特定域發(fā)出的電子郵件上，然后由潛在客戶的系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)證。滿足這一標(biāo)準(zhǔn)可以確保電子郵件在傳輸過程中不會(huì)被篡改。
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基于域名的消息認(rèn)證/報(bào)告/一致性（DMARC）：DMARC政策驗(yàn)證發(fā)件人的域名是否通過SPF和DKIM協(xié)議進(jìn)行了驗(yàn)證，并提供了在發(fā)件人未被驗(yàn)證的情況下該如何處理的信息（如發(fā)送至垃圾郵件文件夾、拒絕郵件等）。
如果您覺得這些技術(shù)性太強(qiáng)，可以直接需要聯(lián)系你的IT團(tuán)隊(duì)或郵件服務(wù)提供商，檢查你的SPF和DKIM是否設(shè)置正確。同時(shí)，最好能夠使用一個(gè)可靠的IP地址來發(fā)送郵件，每個(gè)IP地址都有一個(gè)可靠等級(jí)，如果它是低的，你的郵件很可能會(huì)被認(rèn)為是垃圾郵件，可能會(huì)有無法送達(dá)的風(fēng)險(xiǎn)。
做外貿(mào)持續(xù)跟進(jìn)客戶必須中的剛需，但是如果你在短時(shí)間內(nèi)瘋狂地跟進(jìn)太多郵件，你很可能會(huì)激怒潛在客戶，他們甚至可能最終報(bào)告你是垃圾郵件，這是你作為郵件發(fā)送者最不愿意看到的。
許多外貿(mào)人員非常勤奮，會(huì)不停地發(fā)送很多開發(fā)信給不同的客戶，但是如果你在短時(shí)間內(nèi)向不同的客戶發(fā)送了雷同的郵件，也可能會(huì)導(dǎo)致被垃圾郵箱攔截。
你的收件人的電子郵件服務(wù)提供商會(huì)不斷跟蹤你的電子郵件活動(dòng)，避免一直重復(fù)發(fā)送相同的電子郵件模板，否則這樣會(huì)提醒垃對(duì)方的圾郵件過濾器。
發(fā)送量過高過快可能導(dǎo)致遞送問題。如果您要發(fā)送大量電子郵件，我們建議您執(zhí)行以下操作：
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以一致的速率發(fā)送郵件。避免突然發(fā)送大量郵件。
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先發(fā)送少量郵件，隨著時(shí)間的推移，再逐步提高郵件發(fā)送量。
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在提高郵件發(fā)送量的同時(shí)，定期監(jiān)控發(fā)送速率和您收到的所有回復(fù)。通過定期監(jiān)控，您可以在發(fā)送速率受限或開始看到錯(cuò)誤時(shí)調(diào)低發(fā)送量。
以下因素會(huì)影響發(fā)送量的提高速度：
如果你的郵件并沒有被所有用戶都攔截為垃圾郵件，也并不意味著你的郵件一定可以百分百抵達(dá)所有用戶的收件箱。所有的郵件服務(wù)商都為用戶提供了自定義的過濾器設(shè)置路徑，滿足收件人地址、正文內(nèi)容包含一些內(nèi)容的郵件都會(huì)被用戶自定義攔截為垃圾郵件。
有時(shí)候你不一定會(huì)因?yàn)槟阕约鹤鲥e(cuò)了事而受到懲罰，但你可能會(huì)因?yàn)橥凶鲥e(cuò)了事情激怒了潛在客戶而連帶受到影響。
在發(fā)送郵件之前，最好能夠盡量與客戶先建立起聯(lián)系，讓客戶認(rèn)識(shí)你的身份和目的，也可以讓客戶將你的郵件地址添加到他們的聯(lián)系人或安全發(fā)件人列表中。
你還可以在收件人中加入你自己的郵箱地址，如果郵件的發(fā)件人地址在收件人的聯(lián)系人列表中，則相應(yīng)郵件不容易被標(biāo)記為垃圾郵件。有時(shí)，有效郵件可能會(huì)被標(biāo)記為垃圾郵件。收件人可以將有效郵件標(biāo)記為非垃圾郵件，這樣相應(yīng)發(fā)件人日后發(fā)送的郵件應(yīng)該會(huì)被遞送到收件箱。
如果收件人的郵箱空間已滿，那么他就無法接收新的郵件，如果要驗(yàn)證這一點(diǎn)，你恐怕要從別的對(duì)接渠道去詢問或者稍后再試，或者說假如客戶收到的郵件非常多，而你的郵件剛好被淹沒在此，那么客戶也許就看不到的你郵件，因此挑選合適的時(shí)間定時(shí)發(fā)送郵件非常必要。
在發(fā)送郵件之前，了解客戶的所在地區(qū)和時(shí)區(qū)，選擇合適的發(fā)送時(shí)間，避免在客戶的休息或假期期間打擾他們，你可以選擇在對(duì)方開始上班的時(shí)候發(fā)送郵件。
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客戶沒有采購(gòu)需求，或者你的產(chǎn)品他已經(jīng)不做了。
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客戶已有其他合作的供應(yīng)商，或者正在貨比三家，或者拿你的價(jià)格和供應(yīng)商壓價(jià)。
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客戶對(duì)你的報(bào)價(jià)不滿意，或者你的產(chǎn)品沒有吸引力或亮點(diǎn)。
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客戶很忙，或者在度假，或者不喜歡郵件溝通，或者不是最核心的負(fù)責(zé)人。
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客戶對(duì)你的郵件表達(dá)不滿意，或者覺得你太急功近利，或者給他們帶來壓力或反感。
為了盡可能減少客戶已讀不回，你可以參考以下這些做法：
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在郵件中了解客戶的采購(gòu)需求和計(jì)劃，提供個(gè)性化的解決方案和價(jià)值主張，突出你的產(chǎn)品的功能和優(yōu)勢(shì)。
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在郵件中提供有競(jìng)爭(zhēng)力的報(bào)價(jià)，或者提供一些優(yōu)惠或折扣，或者提醒報(bào)價(jià)的有效期或原材料的漲價(jià)。
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在郵件中展示你的產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和美學(xué)，或者提供一些新款或熱賣的產(chǎn)品，或者提供一些客戶的評(píng)價(jià)或案例。
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在郵件中尊重客戶的時(shí)間和意愿，選擇合適的跟進(jìn)頻率和方式，不要過于頻繁或強(qiáng)硬，也不要過于冷淡或放棄。
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在郵件中使用正確和禮貌的語言，避免語法錯(cuò)誤或文理不通，也避免過于主觀或情緒化的表達(dá)，保持專業(yè)和客觀的態(tài)度。
造成這一情況的原因有很多，為了更好推進(jìn)業(yè)務(wù)落地，長(zhǎng)期的持久跟進(jìn)是很有必要的，我們有不少客戶反饋?zhàn)约河唵卫锊环Ω巳晡遢d才成交的case。
今年，許多內(nèi)貿(mào)的商家開始涉足海外市場(chǎng)，但也有不少商家沿用內(nèi)貿(mào)的思維和方式去做外貿(mào)，認(rèn)為客戶不回復(fù)就是無效詢盤。其實(shí)這是一種誤解，外貿(mào)詢盤的回復(fù)率并不高，做外貿(mào)比做內(nèi)貿(mào)更需要有耐心和毅力。成功的外貿(mào)人，并不一定是聰明絕頂?shù)模悄軌驁?jiān)持不懈的。獲取詢盤本就不容易，希望大家都能重視每一個(gè)來之不易的詢盤，合理跟進(jìn)，收獲成交的喜悅！
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